Petty Cash: Mengenal Lebih Dalam Kas Kecil Perusahaan

Nov 17, 2025 by Alex Braham 54 views

Petty cash, atau yang dalam Bahasa Indonesia dikenal sebagai kas kecil, adalah sejumlah uang tunai yang disiapkan oleh perusahaan untuk membayar pengeluaran-pengeluaran kecil dan mendadak yang tidak efisien jika dibayar dengan cek atau melalui transfer bank. Guys, pernah gak sih kalian bayangin betapa ribetnya kalau setiap kali mau beli materai atau fotokopi, perusahaan harus mengeluarkan cek? Nah, di sinilah peran penting petty cash! Sistem ini memungkinkan perusahaan untuk menangani pengeluaran-pengeluaran kecil sehari-hari dengan lebih cepat dan efisien. Dalam dunia bisnis yang serba cepat, efisiensi adalah kunci, dan petty cash membantu perusahaan menjaga roda operasional tetap berputar tanpa hambatan birokrasi yang berlebihan.

Tujuan dan Fungsi Petty Cash

Petty cash memiliki beberapa tujuan dan fungsi utama yang sangat penting dalam operasional perusahaan. Mari kita bahas satu per satu:

Memperlancar Transaksi Kecil: Tujuan utama petty cash adalah untuk memfasilitasi pembayaran transaksi-transaksi kecil yang sering terjadi dalam kegiatan operasional sehari-hari. Contohnya, pembelian alat tulis kantor, biaya parkir, ongkos transportasi lokal, atau biaya konsumsi ringan untuk tamu. Dengan adanya petty cash, karyawan tidak perlu repot-repot mengajukan reimbursement untuk setiap pengeluaran kecil, yang tentunya akan memakan waktu dan sumber daya.
Efisiensi Waktu dan Biaya: Menggunakan petty cash jauh lebih efisien dibandingkan harus membuat cek atau melakukan transfer bank untuk setiap pengeluaran kecil. Proses pembuatan cek melibatkan beberapa tahap, mulai dari pengajuan, persetujuan, hingga pencairan dana. Belum lagi biaya administrasi bank yang mungkin timbul. Dengan petty cash, semua proses ini dapat dihindari, sehingga perusahaan dapat menghemat waktu dan biaya.
Mengurangi Beban Administrasi: Petty cash membantu mengurangi beban administrasi yang terkait dengan pengeluaran-pengeluaran kecil. Karyawan tidak perlu membuat laporan pengeluaran yang detail untuk setiap transaksi kecil. Cukup dengan mencatat pengeluaran dalam buku kas kecil atau formulir yang telah disediakan, proses administrasi menjadi lebih sederhana dan efisien.
Meningkatkan Fleksibilitas: Petty cash memberikan fleksibilitas kepada perusahaan dalam menangani pengeluaran-pengeluaran mendadak atau tidak terduga. Misalnya, ketika ada tamu penting yang datang dan perlu dijamu dengan cepat, petty cash dapat digunakan untuk membeli makanan atau minuman tanpa harus menunggu proses persetujuan yang panjang.
Kontrol Keuangan yang Lebih Baik: Meskipun digunakan untuk pengeluaran kecil, petty cash tetap harus dikelola dengan baik dan diawasi secara ketat. Perusahaan harus menetapkan prosedur yang jelas mengenai penggunaan, pengelolaan, dan pelaporan petty cash. Dengan demikian, perusahaan dapat memastikan bahwa dana petty cash digunakan secara bertanggung jawab dan sesuai dengan tujuan yang telah ditetapkan. Selain itu, dengan adanya catatan pengeluaran yang teratur, perusahaan dapat memantau arus kas dan mengidentifikasi potensi penyimpangan sejak dini.

Prosedur Pengelolaan Petty Cash

Pengelolaan petty cash yang efektif melibatkan beberapa tahapan penting yang harus diikuti oleh semua pihak yang terlibat. Berikut adalah prosedur pengelolaan petty cash yang umum diterapkan:

Pembentukan Dana Petty Cash: Langkah pertama adalah membentuk dana petty cash dengan menetapkan jumlah dana yang akan dialokasikan. Jumlah ini harus disesuaikan dengan kebutuhan operasional perusahaan dan frekuensi pengeluaran kecil yang terjadi. Dana petty cash biasanya disimpan dalam sebuah kotak atau tempat khusus yang aman.
Penunjukan Petugas Petty Cash: Perusahaan perlu menunjuk seorang petugas petty cash yang bertanggung jawab atas pengelolaan dana petty cash. Petugas ini biasanya adalah staf keuangan atau administrasi yang memiliki integritas dan ketelitian yang tinggi. Tugas petugas petty cash antara lain adalah mencatat pengeluaran, mengisi kembali dana petty cash, dan membuat laporan secara berkala.
Pencatatan Pengeluaran: Setiap kali terjadi pengeluaran dari dana petty cash, petugas petty cash harus mencatatnya dalam buku kas kecil atau formulir yang telah disediakan. Catatan harus mencakup tanggal, uraian pengeluaran, jumlah pengeluaran, dan bukti pendukung (misalnya, nota atau kuitansi). Bukti pendukung ini sangat penting untuk memverifikasi keabsahan pengeluaran.
Pengisian Kembali Dana Petty Cash: Ketika dana petty cash menipis, petugas petty cash harus mengajukan pengisian kembali dana kepada pihak yang berwenang. Pengajuan harus disertai dengan laporan pengeluaran yang telah terjadi dan bukti-bukti pendukung. Setelah disetujui, dana petty cash akan diisi kembali sejumlah pengeluaran yang telah terjadi, sehingga saldo petty cash kembali ke jumlah semula.
Pemeriksaan dan Audit: Secara berkala, perusahaan perlu melakukan pemeriksaan dan audit terhadap pengelolaan petty cash. Tujuannya adalah untuk memastikan bahwa dana petty cash dikelola dengan benar dan tidak terjadi penyimpangan. Pemeriksaan dan audit dapat dilakukan oleh internal auditor atau auditor eksternal.

Metode Pencatatan Petty Cash

Ada dua metode utama yang umum digunakan dalam pencatatan petty cash, yaitu metode imprest dan metode fluktuasi. Masing-masing metode memiliki karakteristik dan kelebihan tersendiri. Mari kita bahas kedua metode ini secara detail:

Metode Imprest (Sistem Dana Tetap)

Metode imprest, atau yang juga dikenal sebagai sistem dana tetap, adalah metode pencatatan petty cash di mana saldo dana petty cash selalu tetap sebesar jumlah yang telah ditetapkan di awal. Setiap kali terjadi pengeluaran, dana petty cash tidak langsung diisi kembali. Pengisian kembali dana petty cash dilakukan secara periodik, biasanya pada akhir bulan atau ketika dana petty cash sudah menipis. Jumlah yang diisi kembali sama dengan jumlah pengeluaran yang telah terjadi, sehingga saldo petty cash kembali ke jumlah semula.

Kelebihan Metode Imprest:

Pengendalian yang Lebih Ketat: Metode imprest memungkinkan pengendalian yang lebih ketat terhadap penggunaan dana petty cash. Karena saldo dana petty cash selalu tetap, perusahaan dapat dengan mudah memantau dan mengendalikan pengeluaran yang terjadi.
Pencatatan yang Lebih Sederhana: Pencatatan pengeluaran petty cash dengan metode imprest relatif sederhana. Petugas petty cash hanya perlu mencatat pengeluaran dalam buku kas kecil atau formulir yang telah disediakan. Jurnal pengeluaran baru dibuat pada saat pengisian kembali dana petty cash.
Memudahkan Rekonsiliasi: Metode imprest memudahkan proses rekonsiliasi antara catatan petty cash dengan catatan akuntansi perusahaan. Karena saldo dana petty cash selalu tetap, rekonsiliasi dapat dilakukan dengan mudah dan cepat.

Metode Fluktuasi (Sistem Dana Berubah)

Metode fluktuasi, atau yang juga dikenal sebagai sistem dana berubah, adalah metode pencatatan petty cash di mana saldo dana petty cash dapat berubah-ubah sesuai dengan pengeluaran dan pengisian kembali dana. Setiap kali terjadi pengeluaran, dana petty cash langsung diisi kembali sejumlah pengeluaran yang telah terjadi. Dengan demikian, saldo petty cash tidak selalu tetap seperti pada metode imprest.

Kelebihan Metode Fluktuasi:

Fleksibilitas yang Lebih Tinggi: Metode fluktuasi memberikan fleksibilitas yang lebih tinggi dalam pengelolaan dana petty cash. Perusahaan dapat dengan mudah menyesuaikan jumlah dana petty cash sesuai dengan kebutuhan operasional yang berubah-ubah.
Pencatatan yang Lebih Akurat: Pencatatan pengeluaran petty cash dengan metode fluktuasi lebih akurat karena setiap pengeluaran langsung dicatat dalam jurnal akuntansi. Dengan demikian, perusahaan memiliki catatan yang lengkap dan terperinci mengenai semua pengeluaran yang terjadi.
Informasi yang Lebih Real-Time: Metode fluktuasi memberikan informasi yang lebih real-time mengenai saldo dana petty cash. Perusahaan dapat mengetahui saldo petty cash setiap saat tanpa harus menunggu proses pengisian kembali dana.

Contoh Kasus Penggunaan Petty Cash

Untuk memberikan gambaran yang lebih jelas mengenai penggunaan petty cash, berikut adalah beberapa contoh kasus yang sering terjadi dalam operasional perusahaan:

Pembelian Alat Tulis Kantor: Sebuah perusahaan membutuhkan alat tulis kantor seperti pulpen, pensil, kertas, dan staples. Daripada membuat cek atau melakukan transfer bank, perusahaan dapat menggunakan petty cash untuk membeli alat tulis kantor tersebut.
Biaya Parkir: Seorang karyawan perusahaan harus membayar biaya parkir saat mengunjungi klien. Karyawan tersebut dapat menggunakan petty cash untuk membayar biaya parkir tersebut.
Ongkos Transportasi Lokal: Seorang karyawan perusahaan harus menggunakan transportasi lokal seperti taksi atau ojek untuk mengunjungi kantor cabang atau supplier. Karyawan tersebut dapat menggunakan petty cash untuk membayar ongkos transportasi tersebut.
Biaya Konsumsi Tamu: Sebuah perusahaan menjamu tamu penting dari luar kota. Perusahaan dapat menggunakan petty cash untuk membeli makanan dan minuman untuk menjamu tamu tersebut.
Biaya Perbaikan Kecil: Sebuah perusahaan perlu melakukan perbaikan kecil terhadap peralatan kantor seperti kursi rusak atau lampu mati. Perusahaan dapat menggunakan petty cash untuk membayar biaya perbaikan tersebut.

Kesimpulan

Guys, petty cash atau kas kecil adalah alat yang sangat berguna bagi perusahaan untuk mengelola pengeluaran-pengeluaran kecil sehari-hari dengan efisien. Dengan memahami tujuan, fungsi, prosedur pengelolaan, dan metode pencatatan petty cash, perusahaan dapat mengoptimalkan penggunaan dana petty cash dan meningkatkan efisiensi operasional secara keseluruhan. Jadi, jangan ragu untuk menerapkan sistem petty cash di perusahaan kalian, ya! Semoga artikel ini bermanfaat dan memberikan pemahaman yang lebih baik tentang petty cash. Sampai jumpa di artikel selanjutnya!